Finalizando el ciclo de boletines que tienen relación con el inventario de equipos y el software, este boletín aunque un poco atrasado nos brindará información básica de cómo podemos calcular la depreciación  de los equipos para poder tener un fondo de reposición de los mismos y calcular también el valor de usar cada computador por hora, de forma que lo tengamos en cuenta cuando vayamos de costear nuestros productos y/o servicios.

DEPRECIACIONES

Desde el momento en que se adquiere un bien (a excepción de los terrenos y algunos metales), éste empieza a perder valor por el transcurso del tiempo o por el uso que se le da. Esta pérdida es conocida como depreciación y debe reflejarse contablemente con el fin de:

Determinar el costo de bienes y servicios que se generan con dichos activos.

Establecer un fondo de reserva que permita reemplazar el bien al final de su vida útil.

La pérdida de valor que sufre un activo físico como consecuencia del uso recibe el nombre de depreciación. La mayoría de los activos, tienen una vida útil mediante un periodo finito de tiempo y en el transcurso de tal se da ésta pérdida de valor.

Contablemente se realiza un cargo periódico a los resultados por la depreciación del bien y, en contrapartida, se crea un fondo para contar con los recursos necesarios para reemplazarlo al concluir su vida útil.

Los cargos periódicos que se realizan son llamados cargos por depreciación. La diferencia entre el valor original y la depreciación acumulada a una fecha determinada se conoce como valor en libros.

El valor en libros de un activo no corresponde necesariamente a su valor en el mercado. En tiempos de alta inflación, éste puede llegar a ser varias veces superior, pues aquél refleja únicamente la parte del costo original que está pendiente de ser cargada a resultados.

Al valor que tiene un activo al final de su vida útil se le conoce como valor de salvamento o valor de desecho y debe ser igual al valor en libros a esa fecha.

La base de depreciación de un activo es igual a su costo original menos su valor calculado de salvamento y es la cantidad que debe ser cargada a resultados en el transcurso de su vida activa.

En el caso de los activos que no pueden reemplazarse se utiliza el concepto de agotamiento que no es más que la pérdida progresiva de valor por la reducción de su cantidad aprovechable como por ejemplo el caso de las minas.

Así pues podemos resumir los dos puntos importantes que son objetos de la depreciación:

Reflejar los resultados en la pérdida de valor del activo

Crear un fondo para financiar la adquisición de una nuevo activo al finalizar la vida útil del otro.

En la depreciación se utilizará la siguiente notación:

C = Costo original del activo

S = Valor de salvamento

n = Vida útil en años

B = C-S = Base de depreciación por el año

Dk = Cargo por depreciación por el año k(1<k<n)

Ak = Depreciación acumulada al final de año K

Vk = Valor en libros al final de año

dk = Tasa de depreciación por el año

EL MÉTODO DE LÍNEA RECTA

El Método más sencillo para considerar la depreciación. En éste método la depreciación se reparte de una manera uniforme a través de la vida útil del activo. El cargo de depreciación periódico se obtiene simplemente dividiendo en valor depreciable del activo entre su vida útil.

D = B / N

Ejemplo: Se compra un equipo de cómputo con valor de $2´000.000 y se calcula que su vida útil será de 4 años. Su valor de desecho se calcula en $350.000.

¿Cuál es la depreciación anual?

D=(2´000.000-350.000)/4 = 412.500

MÉTODO DE LA SUMA DE DÍGITOS

Este es un método muy sencillo que pretende que los cargos por depreciación en los primeros años de vida del activo fijo sean suficientemente grandes. La depreciación para cada uno de los años representará una fracción del valor depreciable. El denominador de la fracción se obtiene numerando los años de vida útil y sumándolos. Por ejemplo si la vida estimada es de 4 años, el denominador será igual a 1+2+3+4= 10. El numerador para el primer año será igual a la vida útil estimada. Cada año se reduce el numerador en uno.

Ejemplo: Una Computador cuesta $2’000.000. Se ha estimado un valor de desecho al cabo de 4 años por valor de $350.000. Determine las provisiones anuales de depreciación utilizando el método de suma de años dígitos

La suma de los dígitos es 1+2+3+4 = 10, Las provisiones por depreciación serán:

Año Provisiones para depreciación

$45,000

DETERMINACIÓN DEL MEJOR MÉTODO

El objetivo de todos los métodos de depreciación concierne a la recuperación paulatina del dinero invertido en un activo, pero existen diferencias en el grado de recuperación. Este aspecto es muy importante dado que el valor de una suma de dinero depende no sólo de la cantidad monetaria sino también de cuánto se haya de recibir. Otra consideración se refiere a la maximización de las utilidades netas después de impuestos en la compañía.

Una ventaja del método de línea recta es lo sencillo de aplicar. Existen ocasiones en que el método de depreciación en línea recta no sólo nos proporciona sencillez, sino que también nos brinda ventajas financieras. Los impuestos a cargo de las personas físicas depende de qué grupo o escalafón de impuestos se encuentra uno. Cuando se trata de nuevos negocios, los propietarios podrán encontrarse en niveles de impuesto bajos. Cargos elevados de depreciación en esos momentos podrían ser menos deseables que cargos futuros cuando se espera que los propietarios se encuentren dentro de los niveles o categorías de impuestos más elevados.

MÉTODO POR UNIDAD DE SERVICIO

Al adquirir un activo se espera que de servicio durante un determinado periodo, o bien que produzca una cantidad determinada de kilos, toneladas, unidades, kilómetros, etc. Si se conoce la vida esperada del bien en función de estos parámetros puede depreciarse de acuerdo con las unidades de producción o servicio que ha generado durante un periodo determinado.

Ejemplo. Una Empresa adquiere un computador, con un costo de $2’000.000. tomando los siguientes datos 48 semanas de trabajo en el año, cada una de ellas con 48 horas laborales tenemos 2304 horas de trabajo año, si el equipo termina su vida útil en 4 años tenemos 9216 horas y al cabo de ellos, el valor de desecho del computador es de $350.000.

Podemos calcular el costo de uso del computador por hora:

En primer lugar se determina la base de depreciación: B = C-S

B = 2´000.000 – 350.000 = 1´650.000

Esta base de depreciación se distribuye entre las horas totales de trabajo y tenemos:

d/H = 1´650.000/9216 = $179,03

La depreciación por hora es de $179.03

Si adicional a esto le sumamos el gasto de energía del computador en una hora, que en promedio puede ser de 150W, incluido el monitor, debemos mirar en nuestro recibo de energía eléctrica el costo por KW/h.

Ejemplo: si el costo por KW/h es de $285, tenemos:

285(0,15) = $42,75

Es decir que nuestro computador por hora gasta mas o menos $179 + $42,75 = $ 221,75.

Con este valor ya podemos hacer las cuentas por días, semanas, o meses y tenerlo en cuenta en los costos de nuestros productos y/o servicios

EL VALOR DE LA REPOSICIÓN

Cuando las organizaciones enfrentan situaciones de alta inflación, los encargados de las finanzas tienen una gran responsabilidad: hacerlas productivas descontando el efecto de la inflación. Una empresa puede mostrar utilidades en los estados financieros, pero si el porcentaje de incremento que ha tenido de un año a otro no compensa la pérdida del poder adquisitivo ocasionada por la inflación, dicha empresa está sufriendo pérdidas en términos reales. Se a ello se aúna el hecho de que tales utilidades aparentes se reparten entre los accionistas, lo que estará sucediendo es que le empresa se estará descapitalizando y que en pocos años afrontará serios problemas de liquidez que pueden llevarla incluso a la quiebra.

El concepto de valor de reposición se refiere al importe que se necesitará desembolsar en el futuro para reponer un activo que se encuentra en servicio en un momento determinado. En este cálculo influyen varios factores:

Vida útil esperada del activo: son los años durante los cuales se considera que el activo podrá funcionar rentablemente.

La obsolescencia del activo: Si bien un activo puede tener una vida de 10 años, puede ser que el avance tecnológico haga su cambio necesario con mayor prontitud.

La inflación esperada: Para poder conocer el valor de reposición de un activo es necesario calcular la inflación promedio esperada para los años de vida. Este cálculo varía dependiendo de las políticas económicas del país, su interdependencia y la presencia de variables ajenas al control de las mismas.

Ahora bien observemos un ejemplo de cálculo del valor de reposición.

¿Cuál es el valor de reposición de un equipo cuyo costo de adquisición es de $2´000.000 si su vida útil esperada es de 4 años y se prevé que la inflación anual promedio será de %?

En primer lugar se aplica la fórmula de Monto para el interés compuesto:

M = C(1+i)n

M = 2’000.000 (1.07)^4

M = 2’000.000 (1.31)

M = 2’621.600       

Si el valor de éstos equipos ha estado disminuyendo 5% cada año en términos reales ¿Cuál será el valor de reposición esperado?

Si se considera que el equipo tuviera un valor constante de $5000.00 al cabo de un año su precio sería 5% menor, al cabo de dos años 5% menor, y así sucesivamente.

VRC = 2’000.000(0.95) (0.95) (0.95) (0.95)

VRC = 2’000.000(0.95)^4 = 1’629.012

Así al valor obtenido se la aplica la inflación esperada de 7% durante los próximos cuatro años:

M = 1’629.000(1.07)4

M = 2’135.286

Este será el valor que debemos prever en nuestro fondo de reposición, para la compra del computador dentro de 4 años

Esperamos que esta información les sea de utilidad a la hora de saber como podemos reponer nuestros equipos y como debemos tener en cuenta estos costos para nuestros productos y/o servicios.

Si creamos el fondo para la reposición de los equipos y somos juiciosos a la hora de llevar las cuentas, el día que debamos reponer los equipos tendremos el dinero para hacerlo.

Ustedes escogen el método.

Pregúntenle a su contador, como hacerlo y  seguro que el o ella sabrá llevar este fondo de reposición.

saludos